Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, was mit personenbezogenen Daten („Daten”) passiert, die wir von Ihnen erheben oder die Sie uns initiativ übersenden.

Wer sind wir?

Im Sinne der Datenschutzvorschriften ist der für Ihre Daten zuständige Datenverantwortliche die Pers-Con Personal Consulting GmbH bzw. Herr Mag. Wolfgang Rom, Heiligenstädter Straße 43, 1190 Wien. Verweise auf „wir“, „unser(e)“ oder „uns“ in dieser Datenschutzerklärung beziehen sich auf die Pers-Con Personal Consulting GmbH bzw. Herrn Mag. Wolfgang Rom.

Einleitung

Wir respektieren den Datenschutz. Diese Datenerklärung legt unsere Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Informationen dar, die wir von oder über unsere KundInnen und KandidatInnen erfassen und wie wir diese im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung zeigt auch auf, wie Sie uns bezüglich irgendwelcher Fragen oder Bedenken erreichen können. Bitte beachten Sie, dass wir davon ausgehen, dass wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben und auch zustimmen.
Nähere Details dazu, welche Rechte Sie haben und wie Sie uns für Fragen jeder Art zum Thema Datenschutz erreichen könnte, finden Sie weiter unten.

Welche Informationen erheben wir?

Wir erfassen im Wesentlichen die Informationen, die wir benötigen um Ihre Stellenausschreibung bzw. Ihre Bewerbung reibungslos abzuwickeln. In erster Linie erfassen wir daher jene Informationen, die Sie uns ihm Rahmen der Stellenausschreibung bzw. Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Im Wesentlichen umfasst das jene Angaben, die sich in der Regel in Lebensläufen befinden.
Im Konkreten sind das – in aller Regel – folgende Daten (wobei nicht alle Punkte zutreffen müssen):

 Vor- und Nachname, Akademischer Grad/Titel
 Wohnadresse (Straße, Haus- und Türnummer, Ort, Staat)
 Emailadresse
 Telefonnummer
 Mobiltelefonnummer
 Geburtsdatum
 Geburtsort
 Staatsbürgerschaft
 Familienstand
 Geschlecht
 Ausbildung
 Qualifikationen
 Beruflicher Werdegang
 Berufliche Position
 Aktueller und vergangene Arbeitgeber
 Persönliche Interessen, Hobbies
 Sprachkenntnisse; Muttersprache
 Gehälter
 Lichtbilder
 Zeugnisse
 Zertifikate
 Protokoll des Bewerbungsgesprächs

Wir weisen darauf hin, dass die Sozialversicherungsnummer, das religiöse Bekenntnis und/oder die sexuelle Orientierung besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen und von uns nicht abverlangt und auch nicht verarbeitet werden. Sollten Sie diese Angaben im Rahmen Ihrer Bewerbung tätigen, so werden wir diese Daten
– abgesehen von der Speicherung Ihres Lebenslaufes – ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht verarbeiten.

Im Rahmen der üblichen Bürotätigkeit speichern wir auch einen allfälligen Emailverkehr mit Ihnen. Die Speicherung erfolgt in unserem Emailprogramm (Outlook) sowie in unserem Datenbankprogramm Filefinder. Es werden die Emails regelmäßig – soweit nicht erforderlich – archiviert oder gelöscht.

Im Normalfall genügen uns diese Daten um Ihre Stellenausschreibung bzw. Ihre Bewerbung abzuwickeln. Sollte im Einzelfall die Erhebung/Verarbeitung anderer Daten erforderlich werden, würden wir Sie gesondert dazu kontaktieren.

Quelle der Daten

Für den Fall, dass wir Ihre Daten nicht selbst – vor allem auch über die Kanäle XING, Linkedin oder ähnliches – erhoben haben oder Sie uns diese nicht selbst mitgeteilt haben, stammen diese jedenfalls aus einer verlässlichen Quelle, von deren Berechtigung zur Erhebung und Übermittlung der Daten wir uns überzeugt haben. In Frage kommen hier vor allem Jobdatenbanken oder auch öffentlich einsehbare Datenbanken.
Sie haben natürlich ein Auskunftsrecht und können uns jederzeit fragen, woher die Daten, die wir über Sie verarbeiten, stammen.

Wie nutzen wir Ihre Daten?

Wie gesagt, nutzen wir Ihre Daten in allererster Linie zur Abwicklung von Stellenausschreibung bzw. Ihrer Bewerbung.
Das heißt wir verwenden die Daten, die uns im Rahmen der Stellungsauschreibung überlassen werden, um geeignete Bewerber zu finden, wozu wir diese auch kontaktieren. Eine Datenweitergabe erfolgt ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vorgaben (hierüber werden im Rahmen unserer Beauftragung gesonderte Vereinbarungen geschlossen).
Das heißt auch, dass wir die Daten, die uns im Rahmen einer Bewerbung zur Verfügung gestellt werden, entweder zur Vermittlung an eine ausgeschriebene Position oder zur Vermittlung an zukünftig geeigneten Positionen verwenden. Auch geben wir Ihre Daten unter Umständen an die ausschreibende Stelle weiter. Auch diese selbstverständlich nur im Rahmen der uns von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung allenfalls mitgeteilten Einschränkungen und/oder Bedingungen.
Weiters verwenden wir Ihre Daten auch um gegebenenfalls die Zahlungsabwicklung durchzuführen und Rechnungen auszustellen. Das betrifft jedoch ausschließlich Firmenkunden/ Klienten.
Wir nutzen Ihre Daten natürlich auch um mit Ihnen in Kommunikation zu treten. Das umfasst beispielsweise

• Um Sie über den Stand Ihrer Stellenausschreibung bzw. dem Status Ihrer Bewerbung zu informieren.
• Um Sie gegebenenfalls über alternative Stellenangebote zu informieren, die Ihren Qualifikationen entsprechen könnten.
• Um auf Ihre Anfragen zu antworten und Ihre Aufträge zu erfüllen.
• Um Feedback bezüglich unserer Leistungen einzuholen.
• Um Ihnen administrative Informationen zukommen zu lassen, wie beispielsweise Informationen über oder Änderungen unserer Geschäftsbedingungen und Richtlinien.
• Um das Teilen in den sozialen Medien und die Kommunikationsfunktionalitäten zu erleichtern.

Bewerberdatenbank

Zusätzlich zur obigen Nutzung reihen wir Ihre Bewerberdaten (sohin die Daten aus Ihrer Bewerbung) laut unseren AGB auch in unsere Bewerberdatenbank ein. Auf diese Weise ermöglichen wir unseren Klienten, sowohl Arbeitgeber als Arbeitssuchenden, allfällige Gesuche unter Umständen rasch, durch Rückgriff auf unsere Bewerberdatenbank erfüllen zu können. Selbstverständlich erfolgt keine Datenweitergabe aus unserer Datenbank ohne dass wir Sie davor kontaktiert und Ihre Einwilligung eingeholt hätten. Eine Verwendung zu andern Zwecken findet ausdrücklich nicht statt. Da uns an einer möglichst aktuellen Datenbank gelegen ist, regen wir insbesondere an uns jederzeit dazu zu kontaktieren, welche Daten wir dort über Sie gespeichert haben und diese allenfalls zu aktualisieren und/oder richtigzustellen. Hierzu sind uns auch proaktive Aktualisierungsmeldungen Ihrerseits jederzeit sehr willkommen. Zu Dauer der Speicherung Ihrer Daten in unserer Bewerberdatenbank, siehe unten zum Thema Aufbewahrungs- bzw. Löschungsfrist.

Rechtliche Grundlagen

Ihre Daten werden von uns aus einem oder mehreren der folgenden rechtlichen Grundlagen verarbeitet. Nicht jeder davon muss auf Sie persönlich zutreffen.

• Weil es zur Abwicklung Stellenausschreibung bzw. Ihrer Bewerbung, sohin zur Erfüllung des zwischen uns geschlossenen Vertrages oder auch zur Vorbereitung der Abwicklung, also zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
• Ihre Einwilligung (bitte beachten Sie die jederzeitige Widerrufbarkeit, siehe unten).
• Weil es zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir unterliegen, erforderlich ist. Das betrifft insbesondere auch die abgabenrechtlichen Auf-bewahrungspflichten.
• Weil die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Als berechtigtes Interesse gilt auch die Durchführung von Kommunikation mit Kandidaten und Klienten.
• Weil es zur Verwirklichung unseres berechtigten Interesses im Zusammenhang mit Verwaltung, dem Betrieb und der Optimierung der Website erforderlich ist.
• Weil es zur Verwirklichung unseres berechtigten Interesses im Zusammenhang mit der Qualitätskontrolle und Geschäftsplanung erforderlich ist.
• Weil wir es zur Durchsetzung unserer rechtlichen Ansprüche (Inkasso, etc.) benötigen.

Mit wem teilen wir Ihre Informationen?

Um Ihre Bewerbung bzw. Ihre Stellenausschreibung abwickeln zu können, müssen wir zu gegebenem Zeitpunkt Ihre Daten an den potentiellen Arbeitgeber bzw. an den potentiellen Arbeitnehmer weitergeben. Welche Daten das sind und an wen diese weitergegeben werden, stimmen wir mit Ihnen ab bzw. richtet sich nach der mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung.

Bei der Abwicklung nehmen wir auch die Unterstützung unserer Auftragsverarbeiter, welche die Datenverarbeitung nach unseren Vorgaben und Weisungen für uns durchführen oder zur Auftragsabwicklung benötigen, in Anspruch. Das sind in erster Linie unsere IT-Betreuer, unsere Wirtschaftsprüfer und Steuerberater und unsere Rechtsanwälte.

Wir können Informationen auch an Dritte übertragen und diesen gegenüber offenlegen um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, beispielsweise wenn wir gutgläubig der Ansicht sind, dass dies rechtlich vorgeschrieben ist; in Beantwortung einer rechtmäßigen Anfrage von staatlichen Behörden, die eine Ermittlung durchführen, dazu zählt auch die Erfüllung von Rechtsdurchsetzungsanforderungen; um unsere Richtlinien und Verfahren zu überprüfen oder durchzusetzen; um auf einen Notfall zu reagieren; um eine Handlung zu verhindern oder zu unterbinden, von der wir der Ansicht sind, dass sie möglicherweise oder tatsächlich rechtswidrig, unethisch oder rechtlich angreifbar ist; um unsere Rechte, Eigentum oder die Sicherheit unserer Dienstleistungen, Dritter, von Besuchern, die unsere Dienstleistungen abrufen oder der Öffentlichkeit zu schützen, was wir ausschließlich nach unserem eigenen Ermessen bestimmen.

Grenzüberschreitende Übertragungen

Unsere Dienstleistungen werden in der Regel von Österreich aus erbracht und somit werden Ihre Daten auch in Österreich gespeichert. Es kann aber sein, dass wir Informationen an potentielle Arbeitgeber weitergeben müssen, die nicht in Österreich ansässig sind oder zumindest ihr Personalwesen nicht in Österreich verwalten. Dann kann es dazu kommen, dass Daten in jenem Land gespeichert und verarbeitet werden. Ihre Daten können dabei auch außerhalb des Europäischen Wirtschafts¬raums (EWR) in Länder übermittelt oder dort gespeichert werden, in denen die Datenschutzstandards unter Umständen nicht den Standards entsprechen, die innerhalb des EWR gelten. In diesem Fall werden wir sämtliche einschlägigen Datenschutzgesetze einhalten. Unsere gängige Vorgehensweise bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR besteht in der Verwendung von Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission zugelassen wurden.

Ihre Rechte

Wie oben bereits ausgeführt legen wir Wert auf einen ordentlichen, transparenten und vor allem vertraulichen Umgang mit Ihren Daten. Nachstehend wollen wir Sie daher auch über Ihre Rechte belehren:

Auskunft oder Richtigstellung

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten und/oder gespeichert haben und dass diese gegebenenfalls korrigiert werden.

Wir werden alle Ihre Anfragen gemäß unseren gesetzlichen Pflichten beantworten. Damit solche Anfragen verarbeitet werden können, benötigen wir unter Umständen zusätzliche Informationen von Ihnen, wie zum Beispiel eine Ausweiskopie oder Angaben zur ausgeschriebenen Stelle. Berechtigten Auskunfts- und/oder Berichtigungsbegehren werden wir innerhalb der gesetzlichen Frist von höchstens einem Monat nachkommen.

Recht auf Löschung

Sie haben auch ein Recht darauf, dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn

• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
• Sie Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung widerrufen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht):
• Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Löschung Ihrer Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
• oder wenn die Daten bei einem Kind (sohin einer Person unter 16 Jahren) im Zusammenhang mit Diensten der Informationsgesellschaft ermittelt wurden.

Löschungsersuchen können Sie über unsere unten angeführten Kontaktdaten stellen. Berechtigten Löschungsersuchen werden wir innerhalb der gesetzlichen Frist von höchstens einem Monat nachkommen.

Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Einschränkungsersuchen können Sie über unsere untenstehenden Kontaktdaten stellen. Berechtigten Ersuchen werden wir innerhalb der gesetzlichen Frist nachkommen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie haben das Recht jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aus öffentlichem Interesse oder zur Wahrung wichtiger Interessen unsererseits erfolgt, Widerspruch zu erheben. Selbiges gilt für den Fall, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung oder Profiling zu betreiben. Ihr Widerspruch führt dazu, dass Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet werden und gelöscht werden. Widerspruch können Sie jederzeit über unsere untenstehenden Kontaktdaten erheben.

Recht auf Übertragung

Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten, indem wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigem Format übergegeben, sodass Sie diese ohne Behinderung an einen anderen Auftraggeber weitergeben können. Falls möglich und falls von Ihnen gewünscht übergeben wir Ihre Daten auch direkt dem von Ihnen namhaft gemachten Auftraggeber.

Widerrufsrecht

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies negative Auswirkungen auf Sie hätte. Ihr Widerrufsrecht können Sie über unsere untenstehenden Kontaktdaten ausüben.

Ausübung Ihrer Rechte

Wir ersuchen Sie in Ihrer Anfrage deutlich anzugeben, welche Informationen Sie beauskunftet haben oder berichtigen wollen, ob Sie wollen, dass die uns zur Verfügung gestellten Informationen in unserer Datenbank gesperrt werden bzw. welche sonstigen Ein¬schränkungen Sie uns bezüglich der Nutzung der von Ihnen bereitgestellten Informationen auferlegen wollen. Zu Ihrem Schutz bearbeiten wir nur Anfragen bezüglich Informationen, die mit der von Ihnen für die Übermittlung der Anfrage verwendeten E-Mail-Adresse verbunden sind. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität prüfen bevor wir Ihrer Anfrage nachkommen. Bitte beachten Sie weiters, dass wir bestimmte Informationen gegebenenfalls zu Dokumentverwaltungs- oder gesetzlich vorgeschriebenen Zwecken und/oder zum Abschluss von Transaktionen aufbewahren müssen, die vor der erbetenen Änderung oder Löschung begonnen haben. Es können auch Restinformationen vorhanden sein, die in unseren Datenbanken und anderen Aufzeichnungen verbleiben und nicht entfernt werden können. Wenn Sie meinen Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen festgestellt zu haben, haben Sie das Recht sich bei der Datenschutzbehörde zu beschweren.

Sicherheit

Wir sind bestrebt, für angemessene organisatorische, technische und verwaltungs¬technische Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen, um Informationen innerhalb unserer Organisation zu schützen. Leider kann die Sicherheit einer Datenübertragung oder eines Speichersystems niemals zu 100% garantiert werden. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, dann informieren Sie uns bitte umgehend über das Problem. Je schneller Sie uns Bescheid gebt, umso kleiner können wir einen allfälligen Schaden halten.

Aufbewahrungs- bzw. Löschungsfrist

Wir bewahren Daten, die wir von Ihnen erhalten haben so lange auf, wie es erforderlich ist um die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Zwecke zu erfüllen, es sei denn eine längere Aufbewahrungsfrist ist rechtlich zulässig oder vorgeschrieben.

In erster Linie heben wir Ihre Daten daher für die Dauer unserer Projekte. D.h. der Abwicklung der Stellenausschreibung bzw. Ihrer Stellensuche oder Ihrer Bewerbung und für die übliche Dauer der Abwicklung allfälliger Nachfragen und Reklamationen auf.

In der Regel halten wir uns dabei an folgendes Löschkonzept:

Ihre Daten werden auf Grund der oben genannten Rechtsgrundlagen grundsätzlich noch 40 Monate nach Beendigung der Vertragsbeziehung/des Suchauftrages/der erfolgreichen Vermittlung (somit 36 Monate mögliche vertragliche Schadenersatzansprüche zuzüglich höchstens vier Monate Zustelldauer einer Klage) personenbezogen verarbeitet und danach (jedenfalls der Personenbezug) gelöscht. Danach erfolgt eine personenbezogene Datenverarbeitung von allfälligen Rechnungsdaten noch bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (derzeit grundsätzlich 7 Jahre).

Die Daten, die wir als Initativbewerbung erhalten haben, bewahren wir dort bis auf Widerruf bzw. Widerspruch auf, weil hier gerade betagtere Einträge von aktueller Relevanz sein können. Eine Löschung bzw. eine Aufhebung des Personenbezugs erfolgt daher in der Regel erst nach 10 Jahren ab letzter Aktivität.

Minderjährige

Unsere Dienstleistungen richten sich nicht an Personen, die jünger als sechzehn Jahre sind und wir bitten darum, dass diese Personen uns keine Informationen zur Verfügung stellen.

Links

Diese Datenschutzrichtlinie bezieht sich nicht auf den Datenschutz, Informationen oder sonstige Praktiken von Dritten und wir sind für diese nicht verantwortlich. Dazu zählen auch Dritte, die Seiten oder Dienstleistungen betreiben, auf welche die Dienstleistungen verlinkt sind. Die Aufnahme eines Links in unsere Website bedeutet keine Unterstützung der verlinkten Seite oder Leistung unsererseits oder seitens unserer verbundenen Unternehmen und sie ist auch kein Hinweis auf eine Zugehörigkeit zu diesem Dritten.

Bitte beachtet, dass wir nicht für die Erfassungs-, Nutzungs- oder Offenlegungsrichtlinien und -praktiken (einschließlich Datenschutzpraktiken) anderer Organisationen, wie die anderer Anbieter von Jobdatenbanken, Bewerberdatenbanken bzw. Anbieter von Plattformen für soziale Medien, Betriebssystemanbieter oder WLAN-Anbieter verantwortlich sind. Ebenso sind wir nicht für Informationen verantwortlich, die Sie gegenüber anderen Organisationen über oder in Verbindung mit unseren Software-Anwendungen oder Seiten in den sozialen Medien offenlegen.

Aktualisierungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern. Wie verweisen dazu auf die „Zuletzt aktualisiert am“-Legende am Seitenende. Alle Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden, sobald wir die überarbeitete Datenschutzerklärung über die Dienstleistungen veröffentlichen, wirksam. Indem Sie uns Informationen nach diesen Änderungen zur Verfügung stellen, nehmen Sie die überarbeitete Datenschutzerklärung an.

Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme

Wir freuen uns auf Ihre Fragen, Kommentare oder Anfragen in Bezug auf diese Datenschutzerklärung. Sie können sich mit uns über unser Kontaktformular oder mithilfe der folgenden Kontaktdaten in Verbindung setzen.

E-Mail: office@pers-con.at

Postanschrift: Pers-Con Personal Consulting GmbH, Heiligenstädter Straße 43, 1190 Wien.

Stand: 25. Mai 2018